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Dématérialisation massive de la sphère paperasse

papieradministratifLes technologies nous obligent à faire évoluer nos habitudes. La musique se consomme quotidiennement de façon numérique. Les courriers en recommandés peuvent s'échanger de façon dématérialisée, les bulletins de paie se remettent par voie électronique... 

Aujourd'hui les échanges se mulitplient et se volatilisent de plus en plus dans le "Cloud". Il existe même des outils permettant en 2 secondes de découvrir « The print effect » !

Souvenez-vous de l'arrivée de la messagerie et du mail en entreprise... Aujourd'hui les mails et leurs archives sont aujourd'hui devenus coûteux en espace de stockage et considérés dans bien des entreprises comme générateurs de stress.

Les administrations évoluent également dans ce sens. En effet, la transmission d'un fichier normé EDI à partir de l'exercice social 2012 sera obligatoire pour les employeurs pour ce qui concerne l'attestation d'assurance chômage délivrée par l'employeur au moment de l'expiration ou de la rupture du contrat de travail (Décret n° 2011-138 du 1er février) (via @gestiondelapaie) => http://bit.ly/krJqio. La loi prévoit deux garanties : l'accord du salarié et le caractère non modifiable du format des fichiers utilisés afin de garantir l'intégrité des données.

Le marché français de la dématérialisation progresse, selon Markess International, son chiffre d'affaires s'est établi à 3 milliards d'euros en 2010 (incluant les services associés comme le conseil, la maintenance, etc.). Il devrait atteindre plus de 4 milliards en 2012. Selon IBM, 80% des démarches administratives devraient être accessibles en ligne d'ici la fin de l'année 2012 contre environ un tiers en 2009, sur des sites tels que mon.service-public.fr.

L'enjeu des entreprises pour l'année à venir sera la dématérialisation des processus incluant de ce fait, la numérisation de documents, la production de données nativement numériques, la dématérialisation des échanges et le traitement automatisé des opérations. C'est l'ensemble de la chaîne qui est donc concerné pour offrir une vraie efficacité fonctionnelle à l'entreprise.

Pour l'heure, on n'en est pas encore là, le marché reste très parcellaire et morcelé même si la dématérialisation progresse dans tous les domaines et secteurs, du public aux RH en passant par la facturation. Il faut dire que les défis sont multiples à la fois techniques, fonctionnels et surtout légaux. En France, seulement un quart des grands comptes ont mis en place une solution de dématérialisation. Moins de 20 % des factures entrantes sont sous la forme électronique contre près de 50 % dans certains pays scandinaves.  En effet, chaque pays dispose de sa propre législation, ce qui ne facilite pas les choses dans un contexte où les échanges sont mondialisés. Pire encore, si on prend la législation française, sa complexité n'aide pas non plus à l'adoption de la dématérialisation même si les choses s'améliorent. (Source : Le monde informatique.fr)

Un exemple concret pour les entreprises

NorthgateArinso France s'associe aujourd'hui à Novapost pour proposer un service de dématérialisation des documents RH. NorthgateArinso France, leader sur le marché des logiciels et des services RH, et Novapost, leader des services de dématérialisation des documents RH, ont signé fin janvier 2012 un partenariat permettant d'optimiser leurs solutions respectives pour offrir une offre globale unique aux entreprises. C'est une réelle valeur ajoutée d'accompagnement de la transformation du métier des Ressources Humaines grâce à la mise en place d'un service de dématérialisation et d'archivage numérique des bulletins de paie.

Cette solution éco-responsable, qui permet une vraie réduction du flux papier émis par les entreprises, propose aux salariés que leurs bulletins de paie, à valeur probante, soient stockés numériquement pour une durée de 50 ans. Si aujourd'hui les salariés peuvent conserver de cette manière leurs documents professionnels, comme leur contrat de travail numérisé par exemple, cet espacé sécurisé pourra servir, à terme, au stockage de documents personnels, comme des factures d'électricité ou des relevés d'identité bancaire. Pour NorthgateArinso et Novapost, ce partenariat répond aux attentes des DRH et des salariés dont les habitudes sont en complète mutation. « Nous assistons aujourd'hui à une transformation profonde de la fonction RH et du rôle du DRH dans l'entreprise, » commente Jean Manaud, Directeur Général de NorthgateArinso France, « ce service, qui vient naturellement enrichir nos offres d'externalisation, propose une réponse et un service intégré aux nouvelles attentes que nos clients recherchent dans ce domaine ».

Erik Sabatier, Directeur Général de Novapost, précise en effet que : « le service de dématérialisation que nous proposons s'accorde avec beaucoup de facilité à l'activité de conseil que NorthgateArinso propose aux entreprises en termes d'accompagnement au changement vers l'externalisation ».

Au niveau de la mise en place concrète de l'offre, les équipes respectives de NorthgateArinso France et Novapost travaillent de manière conjointe afin de proposer une solution facile d'application pour les entreprises et ses salariés. « Nous avons choisi de collaborer avec Novapost car la maturité de leur solution technique et du développement applicatif de leur proposition nous a vraiment convaincus » commente Eric Chuet, Directeur des Opérations chez NorthgateArinso France. « Suite à la signature du partenariat, nous avons entrepris une phase d'analyse technique pour définir le meilleur moyen d'intégrer Novapost dans le flux technique de l'offre NorthgateArinso afin de développer une interface réellement fluide pour les salariés ».

Un exemple concret pour les particuliers

Depuis mars 2011, La Poste signe la fin du papier avec Digipost, le coffre-fort électronique : on peut y verser ses bulletins de salaire, ses factures et tous les papiers personnels que l'on souhaite archiver. Réserver son coffre-fort se fait en deux clics et trois minutes. Nom, prénom, date de naissance. Il faut donner aussi son adresse postale : c'est dans sa vraie boîte aux lettres que l'on reçoit, sous quarante-huit heures, son code confidentiel. Digipost propose trois services, accessibles sur Internet depuis n'importe quel endroit du globe. On peut d'abord se faire envoyer des documents personnels authentifiés. Des bulletins de salaires, des relevés de comptes bancaires, des factures, tous documents ayant une valeur légale et que la Poste s'engage à conserver pendant la durée requise.

Digipost se double, en outre, d'un espace d'archivage personnel. Chacun peut scanner les documents de son choix (avis d'imposition, pièces d'identité, preuves d'achats...) et les confier au coffre-fort. Troisième service, l'ouverture d'espaces de partage avec des tiers, (agent immobilier, banque...) pour mettre à leur disposition des éléments choisis. Utile pour signer un bail ou obtenir un crédit. La Poste espère proposer très rapidement le paiement des factures depuis sa boîte aux lettres électronique. D'autres services sont à l'étude, comme la numérisation de «la boîte à chaussure du particulier», qui proposerait de scanner des archives, allant des bulletins du début de carrière aux papiers de famille. Autant de services qui seront payants. 

Ce sont là les changements actuels dans les processus, objectifs, outils et techniques de dématérialisation des flux d'échanges et de données entre les professionnels de la fonction RH, les salariés de l'entreprise, les particuliers. Certains craignent que le lien social soit affecté, d'autres y voient un levier pour une optimisation de la relation et les réductions de coût.

(Sources : HRChannel.com)

A propos de NorthgateArinso

NorthgateArinso compte parmi les leaders sur le marché des logiciels et des services RH. Il offre des solutions innovantes aux entreprises de toutes tailles, parmi lesquelles, des sociétés présentes dans le classement « Global Fortune 500 » et des organismes publics. NorthgateArinso a pour ambition de devenir le plus grand fournisseur mondial de solutions RH globales et le partenaire privilégié des décideurs RH. NorthgateArinso assiste les responsables des ressources humaines dans l'optimisation de leurs services grâce à une double expertise, sur les processus RH et sur les technologies SIRH de pointe, couvrant ainsi des domaines clés tels que l'administration du personnel, la gestion de la paie, les avantages sociaux, le recrutement, la formation et la gestion des talents.

A propos de Novapost

Novapost, créée en septembre 2007 par Jonathan Benhamou et Clément Buyse compte 35 salariés. La société est leader en France de la dématérialisation du bulletin de salaire et des dossiers salariés (contrats de travail, BSI, relevés d'intéressement et de participation, entretiens annuels, relevés de temps et d'activité...). Novapost gère l'ensemble des flux, dématérialisés comme physiques, de ses clients et s'appuie sur les plates-formes d'archivage de CDC Arkhineo pour les bulletins de salaire. 

A propos de Digipost

Digipost c'est une boîte aux lettres en ligne unique où on  peut recevoir tous les documents administratifs au format pdf, lisibiles sur n'importe quel ordinataur et depuis n'importe où. C'est aussi un outil de gestion qui permet d'archiver et de trier tous les documents administratifs sans risque de les perdre ou de les abîmer. Digiposte est bien plus qu'un coffre fort électronique. C'est la nouvelle boîte aux lettres intelligente de La Poste pour recevoir, archiver et partager l'ensemble des documents reçus et scannés et les mettre à disposition d'une administration ou d'un besoin particulier, en quelques clics et en toute sécurité. L'espace de réception de Digipost assure la conservation de tous les documents pendant leur durée légale de validation.

 

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