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Les emails c’est grave, docteur ?

gestion mails
Quand avez-vous vérifié votre boîte mail ? Il y a quelques minutes ? Ou juste avant de lire ceci ? Une enquête AOL révèle qu’un tiers des américains vérifient continuellement leurs emails durant la journée, 47% d’entre eux déclarent être dépendants de leurs emails, 25% ne peuvent supporter de vivre sans pendant plus de trois jours, 60% les consultent régulièrement en vacances et 59% dans leur salle de bains. Les chiffres français ne sont sans doute pas très éloignés, puisque nous passerions deux heures par jour à lire et répondre aux mails pour 56 % des salariés (1).
 
Tout a déjà été dit sur les ravages que provoque cette dépendance aux emails auprès des professionnels en entreprise. Dans l’ordre, elle est une source de perte de temps, elle réduit la productivité, et elle est une source non négligeable de frustration et de stress.
Mais peu se sont encore demandé pourquoi nous sommes accros aux emails, et comment faire pour mettre fin à cette funeste dépendance.
 

Les causes psychologiques d’une addiction

Pourquoi sommes-nous aussi obsédés par nos boîtes mail ? Pour répondre à cette question, nous devons comprendre ce qui se passe dans nos têtes. Voici quelques éléments de réponse.
 
Conditionnement opérant
La théorie la plus citée par les psychologues expliquant pourquoi nous vérifions constamment nos emails, même si nous avons qu’il est peu probable que nous ayons reçu un nouveau message, est appelée dans leur jargon conditionnement opérant, et plus spécifiquement « renforcement à intervalles variables. » Le conditionnement opérant est un concept psychologique bien connu, défini comme une méthode d’apprentissage qui façonne notre comportement en nous apprenant à nous attendre à des conséquences spécifiques à la suite d’une action donnée. Renforcement à intervalles variables veut dire que l’action est couronnée de succès quand nous la faisons, mais pas à chaque fois, et à des intervalles variables. C’est une méthode d’apprentissage parfaitement normale pour l’homme, qui ne devient un problème que lorsque le comportement appris est contreproductif.
 
Avec les emails, ce concept fonctionne de la façon suivante : lorsque nous vérifions nos emails, nous nous attendons implicitement à avoir reçu un nouveau message. Ce n’est pas toujours le cas, donc nous continuons à répéter l’opération, espérant dans notre subconscient que « cette fois-ci sera la bonne. » Et nous cliquons sur le bouton, même de façon répétée en l’espace de quelques secondes, attendant que notre comportement (le fait de vérifier) soit récompensé (par un nouveau message). Bien plus, ce comportement est renforcé à chaque fois que nous répondons à un email, car nous en attendons une réponse à notre tour.
 
Recevoir des emails importants apaise notre ego
Une autre théorie lie directement notre addiction aux emails à notre propre soif de reconnaissance. Même si nous déclarons en avoir assez des emails, beaucoup d’entre nous adorent la sensation d’en recevoir. Garder un œil sur notre boîte mail nous donne la sensation d’être une bonne chose car recevoir des emails importants est la preuve qu’on a besoin de nous. Que l’on sollicite notre opinion ou nos efforts valident notre rôle et la façon dont nous occupons notre temps. Ce qui rend encore plus difficile pour nous d’ignorer les messages entrants – étant simplement humains, nous attendons désespérément cette validation.
 
Nous adorons ces petites victoires faciles
Une troisième théorie repose sur le fait que les hommes aiment progresser dans ce qu’ils font. Lorsqu’une personne sent qu’elle a progressé, même d’un tout petit pas, cela catalyse sa motivation et alimente son moral.
Récupérer nos emails nous donne la sensation gratifiante d’avoir accompli quelque chose. Chaque fois que nous récupérons un message, nous avons fait un pas en avant. Chaque fois que notre boîte de messages reçus est à nouveau vide, nous avons accompli avec succès la tâche qui nous était assignée. Nous nous sentons gratifiés d’avoir accompli quelque chose. Donc nous y retournons encore et encore – même si cela veut dire repousser à plus tard des tâches vraiment importantes ; même si cela veut dire perdre des dizaines de minutes par jour.

Dès lors, comment se désintoxiquer de sa boîte mail ?

Vérifier sa boîte mail d’un bout à l’autre de la journée est devenu un réflexe conditionné, qui porte atteinte à notre énergie, à notre moral et à notre productivité au travail. Voici quelques suggestions pour vous aider à en sortir.
 
1- Fermez votre logiciel de messagerie, et contrôlez le nombre de fois où vous l’ouvrez dans la journée. Notez précisément le nombre de fois où vous vérifiez votre boîte mail chaque jour. D’éminents psychologues pensent que plus on mesure une action quelle qu’elle soit, plus on en prend conscience et on a de chances de la modifier. Notez si cette vérification a été couronnée de succès (Avez-vous effectivement reçu des emails importants depuis votre dernière vérification ?) Si vous constatez que le nombre de fois où vous consultez votre messagerie atteint une valeur à deux chiffres, réévaluez votre comportement pour voir si vous avez réellement besoin de consulter votre boîte mail aussi souvent.
2- Adoptez d’autres modes de communication en plus de l’email. Vous avez peur qu’abandonner les emails vous fasse rater des messages importants ? Adoptez d’autres modes de communication que vous délivreront des spams et des cohortes de messages sans intérêt. Basculez une partie de vos échanges sur une plate-forme de travail collaboratif, ce qui vous rendra moins dépendant des emails pour vos communications sur des tâches ou des projets importants.
3- Fixez-vous un objectif précis pour réduire votre dépendance aux emails (et écrivez le). Saviez-vous que d’après une étude menée par l’Université de Californie, si vous notez sur papier un objectif et si vous le partagez avec un ami ou collègue, vous avez 33% de plus de chances de l’atteindre ? Prenez un bloc-notes et un stylo, et inscrivez votre objectif : « Je ne vérifierai ma boîte mail qu’à 11 heures et à 15 heures, » ou « Je ne vérifierai ma boîte mail que 3 fois dans la journée. » Ou encore collez un PostIT sur votre écran. Ensuite, écrivez la liste (sur du vrai papier) des raisons pour lesquelles vous voulez stopper ou réduire votre dépendance aux emails : « Je veux récupérer du temps durant ma journée de travail, » ou « Je veux travailler plus efficacement. » Cela fait, informez vos collègues que vous vous êtes fixé cet objectif à vous-même, de sorte qu’ils sachent que l’email n’est pas la meilleure façon de vous joindre en cas de problème urgent.
4- Prenez les grands moyens : bloquez l’accès à votre boîte mail. Vous voulez vraiment vous désintoxiquer ? Si vous accédez à votre messagerie via le web, téléchargez une extension pour votre navigateur telle que StayFocus pour Chrome, qui vous empêche littéralement de passer plus d’un certain laps de temps à consulter votre boîte mail chaque jour. Vous déterminez combien de minutes vous pouvez passer sur votre webmail, et lorsque ce temps est écoulé, l’accès est bloqué jusqu’au lendemain. 
5- N’abandonnez pas. Consolider une nouvelle habitude peut prendre un, deux, voire jusqu’à 9 mois pour être effectif ! Dans votre cas, la nouvelle habitude que vous souhaitez installer vise à en remplacer une autre, bien enracinée, ce qui est beaucoup plus difficile. Mais cela ne doit pas vous arrêter.
 
Si au bout d’un mois, ne vérifier votre boîte mail que trois ou quatre fois dans la journée continue à vous rendre nerveux, ne vous découragez pas. Regardez la liste de raisons qui vous incitent à modifier votre comportement, et réaffirmez votre objectif. Imposer une nouvelle habitude est avant tout une affaire de volonté, donc même si vous échouez aujourd’hui, réessayez demain.
 
Andrew Filev, CEO et Fondateur de Wrike
 
 

Une étude présentée le 4 octobre 2015 par l'Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (Orse) propose un mode d'emploi et des conseils pratiques pour s'en sortir.